При определении базовых принципов концепции энциклопедии за основу взят успешный опыт создателей «Российской музейной энциклопедии» и «Библиотечной энциклопедии» (с поправкой на специфику архива как социального института и специфики функции документирования в нем).

Энциклопедия будет представлять собой научно-популярное справочное издание полидисциплинарного характера (архивоведческого, документоведческого, исторического, культурологического), благодаря чему она сможет удовлетворить потребность в достаточной, качественно и количественно репрезентативной (полной и достоверной) информации широкого круга адресатов:

• управленцев в сфере архивного дела и культуры в целом, в том числе в сфере сохранения и актуализации документального наследия как части культурного наследия;
• сотрудников архивов;
• специалистов, осуществляющих исследовательскую деятельность в сфере архивоведения, исторической науки (в том числе источниковедения и исторической информатики), других гуманитарных наук;
• учащихся гуманитарных учебных заведений (специализированных школ, гимназий, лицеев; вузов; разных форм непрерывного гуманитарного образования), т.е. старших школьников, абитуриентов, студентов, аспирантов и тех, кто повышает свою профессиональную подготовку или проходит переподготовку;
• тех, кто занимается самообразованием и интересуется культурой, не будучи специалистом в этой области.

 

Информационное общество с его глобальными информационными сетями и иными, чем прежде, коммуникационными технологиями потребовало соответствующего вызовам времени информационного обеспечения как гуманитарных наук, так и деятельности в сфере культуры и управления всей социальной сферой (включая архивное дело). Интернет, неисчерпаемый источник разнообразной и доступной информации, стал важным фактором повышения уровня профессиональной культуры широкого круга специалистов. Чтобы остаться востребованными, в изменившейся информационной среде архивы вынуждены активно репрезентировать себя, а также свои фонды, прибегая к инновационным способам (информатизации, виртуализации и др.).

В этой связи первый вопрос, который встает, – это вопрос о том, зачем нужна традиционная по форме (издание на бумаге) «Российская архивная энциклопедия». Для ответа на него назовем факторы риска, которые оказывают негативное воздействие на информационный процесс, передачу культурного опыта (коммуникацию культуры) и научного знания:

• повышение интенсивности информационного потока зачастую приводит к тому, что человек оказывается не в состоянии «выплыть» в нем;
• нарастание информационной энтропии (рассеивания, искажения, т. е. уничтожения информации) и информационного шума (вследствие многократного повторения одной и той же информации, часто вне контекста, с ошибками) затрудняет поиск нужной информации;
• информация в сетях гипертекуча, вследствие чего она зачастую не отвечает требованиям полноты, достоверности, репрезентативности.

Преодолеть эти факторы позволяют сосредоточение и фиксация репрезентативной информации на определенный момент, и энциклопедия по-прежнему остается наилучшей для этого формой. Сведенная воедино информация приобретает новое качество, возрастают возможности для передачи знаний и культурного опыта, в процессе создания и пользования энциклопедией совершается акт коммуникации культуры в позитивной его форме, что приводит к существенному приращению и фундаментального, и прикладного научного знания.

«Российская архивная энциклопедия» – первая энциклопедия по архивам и архивному делу – должна аккумулировать обобщенную, систе¬матизированную, выверенную информацию:

• об архивах России и хранимом в них документальном наследии, т.е. их фондах, видовых комплексах архивных документов;
• о развитии архивного дела в России (история и современность);
• об управлении этой сферой деятельности (история и современность);
• о нормативной базе (история и современность);
• об основных направлениях архивоведческих исследований, исследований по истории архивов;
• об архивистах, архивных деятелях, архивоведах.

Архивы будут рассмотрены:

• в контексте истории и культуры России;
• на протяжении всего времени их существования;
• в современных границах России. Исключением будут статьи исторического характера и историческая часть ряда статей – там придется выходить за эти пределы и говорить об архивах Древней Руси, Московской Руси, Российской империи, СССР.

Энциклопедия представит читателю архивы как один из базовых системных элементов современного общества (в силу их особого значения для сохранения документального наследия, социальной сферы, сферы государственного управления).

Ее издание будет способствовать повышению архивной культуры российского общества, а также более полному освоению отечественного документального и, шире, культурного наследия, более эффективной трансляции ценностей нашей культуры за счет расширения общего и историко-культурного кругозора читателей.

Архив как социальный институт и архивы как учреждения достаточно давно уже являются объектом изучения архивоведов, а также документоведов, историков, философов, культурологов, социологов, поэтому создание «Российской архивной энциклопедии» обеспечено наличием соответствующих информационных ресурсов:

• научных трудов теоретико-методологического, научно-методического, историко-культурного и конкретно-исторического характера;
• монографических опи¬саний архивов, научно-справочного аппарата (путеводителей по архивам, каталогов т.д.);
• специализированных периодических изданий;
• Интернет-ресурсов (портал «Архивы России», сайты архивов и т.д.)
• справочников по архивам.

Создание такой энциклопедии обеспечено и в кадровом отношении: в Историко-архивном институте РГГУ, Архиве РАН и других архивах, в научных институтах и системе образования имеется достаточное количество квалифицированных специалистов – информированных и компетентных авторов.

Основу энциклопедии составит информация об архивах. Сеть архивов России будет представлена в двух основных формах:

1. статьи об архивах. В них будут описаны архивы, отвечающие ряду критериев: старейшие; обладающие крупными собраниями; уникальные по тематической направленности;
2. наряду с этим информация о конкретных архивах (как имеющих специальную статью, так и не имеющих оную) будет дана в статьях более общего характера.

Один из проблемных моментов в истории архивов, особенно имеющих давнюю историю, – время и обстоятельства их возникновения. В литературе эти све¬дения расходятся в зависимости от того, какую дату авторы берут за точку отсчета (принятие решения об организации архива, его открытие для пользователей).

Обзорные статьи-очерки дадут представление о сети архивов в регионах России (истории и особенностях ее формирования, наличии объектов особо ценного культурного значения, национальной и региональной специфике). В них будут обобщены результаты осмысления проблем историко-культурного развития конкретного региона, формирования регионального документального наследия и развития связанных с ним форм общественной и научной деятельности.

Статьи по типам, видам, группам архивов дадут представление об истории формирования, основных этапах развития и современном состоянии этих типов, видов, групп (исторические архивы и т.д.). В этот блок представляется целесообразным включить статьи по протоархивам (древлехранилища, ризницы и т.д.), а также архивам, различающимся по принадлежности разным категориям собственников, по статусу, по собираемым типам документов, по роду (основному направлению) деятельности (научные архивы и т.д.).

Относительно небольшие по объему терминологические статьи будут посвящены: основным понятиям архивоведения и документоведения; понятиям, применяемым в архивной деятельности. В них будут даны устоявшиеся, апробированные в научной литературе трактовки, а в необходимых случаях будут представлены различные точки зрения на дискуссионные проблемы.

Относительно большими по объему будут статьи по основным видовым комплексам архивных документов и направлениям деятельности архивов. В силу неполной сохранности источников, в ряде случаев – их малой доступности установление фактов перемещения документов и их комплексов, выделение этапов формирования таких комплексов имеет большое значение – научное (прежде всего архивововедческое, а также документо- и источниковедческое, археографическое) и практическое; для разных категорий пользователей (исследователей, архивистов, управленцев и др.). К числу особенно значимых относится и вопрос о направлениях деятельности архивов (здесь анализ затруднен в силу разрозненности и большого объема оперативной информации).

Статьи энциклопедии, взятые в их совокупности, более явственно покажут масштаб наработанного наукой об архивах и позволят заполнить пока еще имеющиеся лакуны, прояснить ретроспективную составляющую.

Реалии цифровой эпохи, т.е. применяемые в архивном деле информационные технологии, существующие информационные сетевые ресурсы, основной круг вопросов, изучаемых информатикой (применительно к архивам), также должны быть зафиксированы в статьях энциклопедии.

В ней найдет отражение организация архивного дела: статьи об организации управления архивами, о различного рода организациях, обществах, кружках, связанных с архивами, об архивоведческих (а также, возможно, документоведческих и археографических центрах), о подготовке архивных кадров и основных архивных профессиях, об основных направлениях деятельности архивов.

Важный для понимания социокультурного развития России в целом и архивного дела в частности блок – биографические статьи о людях, оставивших значимый след в становлении и развитии архивов, сохранении документального наследия, в ряде случаев все еще мало изве¬стных обществу: об основателях, руководителях и сотрудниках крупнейших или уникальных архивах; организаторах архивного дела; исследователях – архиво-, документо- и источниковедах, историках; деятелях культуры и собирателях коллекций документов.

В блок обобщающих статей представляется целесообразным включить, как минимум, следующие статьи, в которые должна войти информа¬ция о важнейших завоеваниях мировой архиво-, документо- и источниковедческой мысли, о достижениях практики:

Архивы (в контексте мировой культуры);

Архивы в России (история и современное состояние, сеть архивов, их территориальное распределение);

Архивоведение;

История архивов;

Документоведение.

Вопрос о составе данного блока требует специальной проработки и обсуждения на стадии составления словника.

Историческая справка (обязательная часть всех крупных статей и всех статей об архивах) значительно усилит историко-культурную направленность энциклопедии.

Статьи в энциклопедии будут располагаться по алфавиту, а для ее подготовки, включая разработку словника, будет использоваться рубрикатор, т.е. система тематических разделов.

Значительная часть статей будет снабжена библиографией.

Научно-справочный аппарат составят указатели: именной и предметный.

Цветные и черно-белые иллюстрации (документы, хранящиеся в архивах России, фото¬графии архивных зданий, выставок в архивах, экспозиций музеев-архивов, портреты архивных деятелей и т.д.) займут около 25 % от общего объема эн¬циклопедии. Они помогут читателю визуализировать эту часть культурного наследия.

Число статей будет определено на стадии составления словника. Средний объем статьи будет установлен, исходя из запланированного объема энциклопедии и числа статей. Ра¬ционально распорядиться относительно небольшим объемом статей, максимально наполнить их в высокой степени формализованной (структурированной и операбельной, т. е. легко находимой в издании) информацией помогут продуманные схемы статей и требования к их оформлению, памятка авторам статей, список сокращений.

Энциклопедию может быть издана в 2–4 томах (в зависимости от итогового объема рукописи).

Предложенная концепция представляет собой программу максимум. В силу недостаточной изученности ряда аспектов истории архивов России, несовершенства статистики, невозможности оценить отдельные аспекты современного состояния этих архивов в процессе подготовки энциклопедии мы неизбежно столкнемся с отсутствием или нехваткой информации по ряду вопросов, что потребует корректировки по соответствующим позициям (и на уровне словника, и на уровне содержательного наполнения конкретных статей).

Практические результаты. Издание «Российской архивной энциклопедии» поможет:

• существенно продвинуться в плане изучения их многовековой истории, а тем самым – и в более глубоком понимании истории России в целом;
• даст большой массив качественной информации для пользователей (читателей), а также для мониторинга органами государственного управления современного состояния архивов и выработки эффективных стратегий их позитивного развития на благо всего общества;
• позволит активизировать и перевести на качественно иной уровень связи ключевых научных институций (Историко-архивного института РГГУ, Архива РАН и др.) и общественных организаций (Российское общество историков-архивистов и др.) с архивами, связи архивов друг с другом, следствием чего может стать усиление тесноты взаимосвязей внутри архивного сообщества, связи архивистов с конкретными учеными (прежде всего архивоведами, а также документо- и источниковедами; историками, гуманитариями в целом) и деятелями культуры, следствием чего может стать их взаимное интеллектуальное и духовное обогащение.

При проектном методе подготовки энциклопедии:

• работу ведет группа в составе руководителя и 4 энциклопедических редакторов (вместо 10–12 по нормативам)
• работа может быть завершена в течение 5 лет – при правильной организации, оперативном принятии управленческих решений и обеспечении финансирования.

Расходы на издание при таком методе меньше обычных расходов (например, при подготовке энциклопедии «Лит. музеи России» до замедления работы из-за медленного принятия управленческих решений экономия составила более 8 млн руб.).

 

Этапы/Виды работ	Начало – завершение работы	Исполнитель(и)
1-й этап
1. Составление поэтапного плана подготовки энциклопедии
2. Написание концепции, составление рубрикатора (тематической структуры) и схем статей (своя схема для каждого раздела тематической структуры)	3 месяца
3. Обсуждение авт. варианта концепции и рубрикатора (в рабочем порядке) и внесение коррективов по замечаниям и предложениям	2–3 недели
4. Организация рецензирования концепции, рубрикатора, схем статей	1 месяц
5. Обсуждения концепции	На 1–2 мероприятиях
6. Внесение коррективов по замечаниям и предложениям рецензентов	В течение всего периода
Формирование редсовета и редколлегии энциклопедии	2 месяца

 

Этапы 2-й – 8-й, завершающий

 

Этапы/Виды работ	Начало – завершение работы	Исполнитель(и)
2-й этап
1. Составление словника (включая оформление договоров на составление)	До 6 месяцев
2. Организация рецензирования словника	2 месяца
3. Доработка (редактирование) словника по замечаниям рецензентов	1–2 месяца
4. Обсуждение и утверждение словника на ученом совете; внесение последних поправок. Оформление акта приемки словника	1 месяц
3-й этап
1. Заказ статей авторам (включая оформление авт. договоров)	6 месяцев
2. Написание статей	12–18 месяцев
3. Организация рецензирования статей (по тематическим блокам)	По мере готовности блоков
Подготовка материалов для редактора: Памятка, Методичка, Словник (для отработки в тексте отсылок), Список сокращений	До 1 месяца
Редактирование статей (включая снятие вопросов к авторам). Оформление актов приемки статей	12–24 месяца
4-й этап
1. Составление списка иллюстраций (на основе списков иллюстраций к статьям, составленных авторами)	По ходу редактирования
2. Подбор иллюстраций	По ходу редактирования
3. Закупка отобранных иллюстраций (когда это окажется необходимо), оформление договоров с правообладателями на право публикации	На этапе редактирования статей
4. Распределение иллюстраций по статьям, составление подрисуночных подписей	На завершающей стадии редактирования
5-й этап
2. Организация чтения текстов членами редколлегии, чтение	3 месяца
3. Контрольное редактирование статей, перекрестная читка, доработка по замечаниям членов редколлегии	3 месяца
6-й этап
1. Подготовка рукописи для читки корректором: Памятка, Методичка, Словник (спец. для корректора), Список сокращ.	1 месяц
2. Чтение гранок	3–4 месяца
3. Чтение верстки	2–3 месяца
7-й этап
Разработка, обсуждение, утверждение принцип. макета	До 4 месяцев
Верстка	3–4 месяца
Сдача оригинал-макета
8-й этап
Печать тиража	До 4 месяцев
Оформление документации	На всех этапах, по ходу дела
Оплата работ	На всех этапах, по ходу дела

 

Примечания
1. В большинстве случаев работы следующего этапа могут начинаться еще до полного завершения работ по предыдущему этапу.
2. Для четкого соблюдения такого жесткого графика и эффективной организации работ (от подбора исполнителей до приемки выполненных ими работ) необходимы:

• опытный руководитель энциклопедического издательского проекта.
• своевременное обеспечение финансирования (минимального по сравнению со средним).

3. Научный руководитель (руководители) и работающая под его непосредственным руководством редколлегия энциклопедического издательского проекта обеспечивают научное качество издания. Научного руководителя (руководителей) обычно указывают на обороте титульного издания как ответственного редактора (ответственных редакторов); там же размещаются сведения о редколлегии.
Сведения о редсовете размещают на об. титула или отдельной полосе.